निबंधन | प्रशासन
सारण जिला निबंधन कार्यालय में पेपरलेस व्यवस्था होगी और आसान, हेल्पडेस्क व सूचना प्रणाली सुदृढ़ करने के निर्देश
छपरा, 22 अगस्त | जिला पदाधिकारी वैभव श्रीवास्तव ने शनिवार को जिला निबंधन कार्यालय का निरीक्षण कर निबंधन प्रक्रिया, विभिन्न काउंटरों, आम नागरिकों को मिल रही सुविधाओं और ऑनलाइन पेपरलेस निबंधन व्यवस्था का जायजा लिया। उन्होंने कहा कि पेपरलेस व्यवस्था का उद्देश्य केवल कागज का उपयोग कम करना नहीं, बल्कि निबंधन प्रक्रिया को सरल, पारदर्शी, समयबद्ध और नागरिकों के लिए सुविधाजनक बनाना है।
निरीक्षण के दौरान जिलाधिकारी ने कार्यालय में मौजूद आम नागरिकों और रैयतों से सीधे बातचीत कर निबंधन प्रक्रिया में आने वाली कठिनाइयों, उपलब्ध सुविधाओं और उनकी अपेक्षाओं की जानकारी ली। उन्होंने संबंधित अधिकारियों को प्राप्त सुझावों और समस्याओं का त्वरित समाधान सुनिश्चित करने का निर्देश दिया।
‘मे आई हेल्प यू’ काउंटर और तीन हेल्पडेस्क होंगे सुदृढ़
जिलाधिकारी ने ‘मे आई हेल्प यू’ काउंटर का जायजा लेते हुए इसे आमजन के लिए और सुविधाजनक बनाने के लिए खिड़की में स्लाइडिंग व्यवस्था तथा बाहर की ओर अतिरिक्त काउंटर विकसित करने का निर्देश दिया। उन्होंने कहा कि कार्यालय आने वाले नागरिकों को शुरुआती स्तर पर ही सही जानकारी उपलब्ध हो, ताकि उन्हें अनावश्यक रूप से अलग-अलग काउंटरों के चक्कर न लगाने पड़ें।
उन्होंने हेल्पडेस्क व्यवस्था को मजबूत करते हुए तीन हेल्पडेस्क सुनिश्चित करने का निर्देश दिया। साथ ही आवश्यक दस्तावेजों की चेकलिस्ट, निर्धारित शुल्क, प्रक्रिया और अन्य जरूरी जानकारी स्पष्ट रूप से प्रदर्शित करने को कहा, ताकि नागरिकों को बार-बार जानकारी के लिए किसी अन्य व्यक्ति पर निर्भर न रहना पड़े।
फ्लो चार्ट और टीवी स्क्रीन से मिलेगी निबंधन प्रक्रिया की जानकारी
निबंधन प्रक्रिया को सरल भाषा में समझाने के लिए फ्लो चार्ट तैयार कर होर्डिंग या फ्लेक्स के माध्यम से प्रदर्शित करने का निर्देश दिया गया। इसमें ऑनलाइन आवेदन, आवश्यक दस्तावेज, शुल्क, सत्यापन, पेपरलेस प्रक्रिया और निबंधित दस्तावेज प्राप्त करने तक की पूरी प्रक्रिया क्रमवार बताई जाएगी।
सभी लिपिकों और संबंधित कर्मियों को निबंधन प्रक्रिया तथा आमजन को आवश्यक जानकारी देने के लिए प्रशिक्षित करने का निर्देश दिया गया। पब्लिक इंटरेक्शन वाले काउंटरों पर प्रशिक्षित एवं व्यवहार कुशल कर्मियों की प्रतिनियुक्ति सुनिश्चित करने को कहा गया, ताकि पेपरलेस प्रक्रिया से संबंधित किसी भी शंका का समाधान नागरिकों को मौके पर ही मिल सके।
जिलाधिकारी ने आरटीआई काउंटर और संचिकाओं के निष्पादन जैसे आंतरिक कार्यों से जुड़े काउंटरों को पब्लिक इंटरेक्शन वाले स्थान से अलग कर कार्यालय के अंदर की ओर व्यवस्थित करने का निर्देश दिया। इससे नागरिकों के लिए बनाए गए सेवा काउंटरों पर बेहतर एवं सुचारू व्यवस्था सुनिश्चित हो सकेगी।
कार्यालय के बाहर अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों और सामान्य शंकाओं से संबंधित जानकारी के लिए विशेष होर्डिंग या फ्लेक्स लगाने तथा नोटिस बोर्ड के समीप टीवी स्क्रीन लगाने का निर्देश दिया गया। स्क्रीन पर निबंधन प्रक्रिया, फ्लो चार्ट और आवश्यक दिशा-निर्देश लगातार प्रदर्शित किए जाएंगे।
निरीक्षण के दौरान जिलाधिकारी ने स्पॉट फोटो और जीपीएस आधारित फोटो से संबंधित प्रक्रिया की जानकारी ली। अवर निबंधक अभिषेक सिंह ने बताया कि वर्तमान व्यवस्था के तहत जीपीएस आधारित फोटो अनिवार्य है और ऑनलाइन पेपरलेस व्यवस्था लागू है।
चालान जमा करने का समय बढ़ाकर शाम 4 बजे करने के निर्देश
राशि जमा करने और चालान जमा करने की प्रक्रिया की समीक्षा करते हुए जिलाधिकारी ने आमजन की सुविधा को ध्यान में रखते हुए चालान जमा करने की समयावधि 3:30 बजे से बढ़ाकर 4 बजे तक करने के संबंध में आवश्यक निर्देश दिए। इससे निबंधन कराने आने वाले नागरिकों को अतिरिक्त सुविधा मिल सकेगी।
उन्होंने चालान काउंटर का भी निरीक्षण किया तथा इसे आमजन की सुविधा के अनुरूप अधिक व्यवस्थित और सुलभ बनाने का निर्देश दिया।
कलर प्रिंटर से बेहतर गुणवत्ता में मिलेंगे दस्तावेज
निरीक्षण के क्रम में जिलाधिकारी ने स्वयं एक रैयत को निबंधित डीड के कागजात सौंपे। दस्तावेज उपलब्ध कराने की व्यवस्था की समीक्षा करते हुए उन्होंने आमजन को बेहतर गुणवत्ता में दस्तावेज उपलब्ध कराने के लिए कलर प्रिंटर की सुविधा सुनिश्चित करने का निर्देश दिया।
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जिलाधिकारी ने कहा कि पेपरलेस निबंधन व्यवस्था का वास्तविक लाभ तभी मिलेगा, जब नागरिकों को निबंधन की प्रक्रिया, आवश्यक दस्तावेज, निर्धारित शुल्क, समय-सीमा और अन्य जरूरी जानकारी सरल एवं स्पष्ट रूप से उपलब्ध हो। आधुनिक पेपरलेस व्यवस्था से निबंधन प्रक्रिया को पुराने कागजी तरीके की तुलना में अधिक सुगम, पारदर्शी और समयबद्ध बनाया जा सकता है।
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उन्होंने संबंधित पदाधिकारियों को निरीक्षण के दौरान दिए गए सभी निर्देशों का शीघ्र अनुपालन सुनिश्चित करने तथा जिला निबंधन कार्यालय में आमजन की सुविधा, पारदर्शिता और सम्मानजनक सेवा वितरण को सर्वोच्च प्राथमिकता देने का निर्देश दिया।
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